はじめに
コンニチハ！！
世界では新型コロナウィルスの第二波が来ている中で、沖縄県は入院患者がゼロになったという、
嬉しいお知らせを耳にしました。
（6月9日現在）
日本全体、世界でも一日も早く収束することを願います。
皆様もご自愛くださいませ。
沖縄県でも３月〜５月にかけて新型コロナウィルスが蔓延したため、
弊社では社員間での接触を減らし感染リスクを抑えるために、テレワークを導入しました。
テレワークでのコミュニケーション手段として、Web会議ツールを利用しているのですが、
初めての経験や困ったことが多数有りました。
今回は【テレワークでのWeb会議ピンポイントアドバイス】をご紹介したいと思います。
※今回はWeb会議を利用している方、今後利用するであろうという方を対象にしております。
ご利用に伴うトラブルは自己責任でお願い致します。
Web会議ツールとは？
ちなみに「Web会議ツール」とはどのようなサービスでしょうか？
Web会議ツールとは、
「映像と音声を使って、社内外にいる相手とのコミュニケーションを可能にするツール」です。
数十年前からサービスしている Skype や、皆さんが良く利用している LINE もWeb会議ツールとして無料でご利用できます。
ツールによって利用できる機能が異なりますので、参考にしてください。
また無料機能で利用した場合のご紹介になります。
| LINE ※1 | Skype ※1 | Zoom ※1 | |
|---|---|---|---|
| チャット | ○ | ○ | ○ |
| 音質 画質 |
△ ※2 | ○ ※2 | ◎ ※2 |
| 画面共有 | ○ | ○ | ○ |
| 録画 | × | ○ | ○ |
| 遠隔操作 | × | × | ○ |
| 注意点 | ・音質、画質が良くないので相手の顔が見えづらい時がある | ・時間制限有り 1回の通話4時間 1日10時間 |
・時間制限有り 1回の通話40分 |
※1：ご利用にはWeb会議ツールのアカウントが必要となります。
※2：個人の体感
Web会議ツールを利用する上での推奨環境
インターネット固定回線のご利用がオススメ
インターネットが繋がる環境であれば、どこでも利用出来るのがWeb会議ツールの強みです。
しかしインターネット速度や接続が不安定であれば、映像が止まったり通話が切れる場合が有ります。
また1つのインターネット回線に、複数人で接続するのは回線が遅くなるためご注意ください！
ご自宅や会社でのインターネット固定回線ご利用をオススメします！
パソコンのご利用がオススメ
最近ではスマートフォンアプリでもWeb会議ツールをインストールして利用できます。
しかしスマートフォンですと相手の顔が見えづらかったり、資料を見ながら話すことは難しいです。
なのでパソコンでのご利用をオススメします！
イヤホンのご利用がオススメ
パソコンを利用してWeb会議を行った場合は、相手先との会話が周りに聞こえてしまいます。
会社などの場合、周りに人がいる可能性が高く、情報を漏らさないためにもイヤホンのご利用をオススメします！
Web会議での事前準備
会議なのでもちろん事前準備が必要になります。
しかしいつもの会議では準備しない【ソフトインストール & 設定】や、Web会議独自のルール周知が必要となります。
ソフトのインストールおよび設定
当然ではありますが、Web会議に必要なソフトをパソコンにインストールします。
またパソコン操作に不慣れな商談先のお客様用に、Web会議ツールのアカウントを作成し共有することもオススメです！
商談先などのWeb会議に参加する方達のパソコンにも、
インストール & 設定が必要になりますので、会議前に必ず確認しましょう！
データでの資料配布
Web会議で利用する資料を作成後に、PDFなどのデータにし配布する必要があります。
ソフトによっては画面共有機能がありますので、自分のパソコンで資料を開いて画面共有を行えばOKな場合もあります。
しかし資料が多い場合は、お客様と同じ資料を配布し読み進めるとスムーズかもしれません。
データでの資料配布はもちろんのことですが、お客様側で資料を見れているか確認しましょう！
ルールの周知
Web会議をルールを作らずそのまま開始してしまうと、話す人が被ってしまったり
周りの雑音により、話している方の声が聞こえづらくなる場合があります。
Web会議ならではのルールを事前に共有しておきましょう。
- 5分前入室を心がける
- 話す方以外のマイクはミュートにする
- リアクションは大きくする
さいごに
以上、【テレワークでのWeb会議ピンポイントアドバイス】をご紹介いたしました。
この記事が皆様のテレワークやWeb会議にご活用いただけたら幸いです！